2015 год
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
от «12» марта 2015 года № 1/1
О создании постоянно действующей экспертной комиссии
Для организации и проведения методической и практической работе по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на хранение документов Архивного фонда Волгоградской области, включая управленческую, аудиовизуальную документацию, образующуюся в процессе деятельности Совета депутатов Чернышковского городского поселения Чернышковского муниципального района Волгоградской области,
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию (ЭК) Совета депутатов Чернышковского городского поселения в составе:
- председателя комиссии – БОРОДИНА В.В., депутата Совета депутатов Чернышковского городского поселения;
- секретаря комиссии – ПАНЧЕНКО Е.В., специалиста 2-ой категории Совета депутатов Чернышковского городского поселения;
- членов комиссии:
- КАЗУСЬ В.В. - депутата Совета депутатов Чернышковского городского поселения;
- СЛЕТИН В.И. - депутата Совета депутатов Чернышковского городского поселения.
2. Считать утратившим силу постановление Совета депутатов Чернышковского городского поселения от 27.04.2010 года № 1 «О создании постоянно действующей экспертной комиссии».
3. Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Совета депутатов Чернышковского городского поселения Чернышковского муниципального района Волгоградской области (приложение № 1).
4. Контроль за исполнением данного постановления возложить на ПАНЧЕНКО Е.В. – специалиста 2 категории Совета депутатов Чернышковского городского поселения.
Председатель Совета депутатов
Чернышковского городского поселения
Чернышковского муниципального района
Волгоградской области В.Н. Николаенко
Приложение № 1
к постановлению Совета депутатов Чернышковского городского поселения № 1/1 от «12» марта 2015 года
ПОЛОЖЕНИЕ
О постоянно действующей экспертной комиссии Совета депутатов Чернышковского городского поселения
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на хранение документов Архивного фонда Волгоградской области, включая управленческую, аудиовизуальную документацию, образующуюся в процессе деятельности Совета депутатов Чернышковского городского поселения (далее – Совет депутатов поселения).
1.2. В своей работе ЭК руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Волгоградской области в сфере архивного дела, Уставом Чернышковского городского поселения, Кодексами об административной ответственности Российской Федерации и Волгоградской области, нормативно-правовыми актами органов представительной и исполнительной власти Чернышковского муниципального района и Чернышковского городского поселения, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области, рекомендациями архивного отдела Чернышковского муниципального района и настоящим Положением.
1.3. ЭК является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения председателем ЭК.
Персональный состав ЭК назначается распоряжением председателя Совета депутатов Чернышковского городского поселения в количестве не менее 3-х человек. Председателем ЭК назначается заместитель председателя Совета депутатов Чернышковского городского поселения или один из руководящих работников, курирующих вопросы делопроизводства и архива (при отсутствии таковых – ЭК возглавляет глава Чернышковского городского поселения), секретарем является ответственный за архив Совета депутатов поселения. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.
2. Основный задачи ЭК
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел в Совете депутатов поселения.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению в Совете депутатов поселения.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на хранение в архивный отдел Чернышковского муниципального района Волгоградской области.
3. Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Ежегодно организует и проводит совместно с делопроизводственной службой отбор документов для дальнейшего хранения и уничтожения.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры Совета депутатов поселения.
3.3. Оказывает содействие и методическую помощь депутатам Совета депутатов:
- по выявлению владельцев личных архивов в Совете депутатов поселения, по возможной передаче им дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Волгоградской области;
- по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, жителей поселения, кинофотосъемки);
3.4. Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:
3.4.1. На утверждение Экспертно-проверочной методической комиссии Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (далее ЭПМК Комитета), а затем на утверждение главы поселения:
- описи дел постоянного срока хранения;
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, документов до 1945 года включительно;
3.4.2. На согласование архивного отдела Чернышковского муниципального района, а затем на утверждение главы Чернышковского городского поселения:
- свободную номенклатуру дел Совета депутатов поселения;
- описи дел по личному составу;
- положение об ЭК;
- положение об архиве;
- инструкцию по делопроизводству;
- акты об утрате или неисправном повреждении документов постоянного хранения.
3.4.3. На рассмотрение ЭПМК Комитета:
- предложения об изменении сроков хранения категорий, установленных перечнем и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.
3.4.4. На утверждение главы Чернышковского городского поселения:
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п.3.4.1.);
- акты об утрате или неисправном повреждении документов по личному составу.
3.5. Совместно со службами делопроизводства и кадров ЭК проводит для депутатов Совета депутатов консультации по вопросам работы с документами, участвуют в проведении мероприятий их деловой квалификации.
4. Права ЭК
ЭК имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации Совету депутатов и отдельным уполномоченным работникам администрации Чернышковского городского поселения по вопросам разработки номенклатуры дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизе ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения по личному составу, упорядочению и оформлению документов.
4.2. Запрашивать от депутатов Совета депутатов поселения письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного или долговременного хранения, а также предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях о ходе подготовки документов к архивному хранению, условиях хранения и обеспечения сохранности документов, причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области, архивного отдела администрации Чернышковского муниципального района Волгоградской области, других организаций.
4.5. ЭК в лице председателя, секретаря имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать главу Чернышковского городского поселения по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.
4.7. В установленном порядке представлять Совет депутатов Чернышковского городского поселения по вопросам, входящим в компетенцию ЭК в Комитете по управлению архивами Администрации Волгоградской области и архивном отделе администрации Чернышковского муниципального района Волгоградской области.
5. Организация работы ЭК
5.1. ЭК Совета депутатов Чернышковского городского поселения работает в контакте с архивным отделом администрации Чернышковского муниципального района, ЭПТМК Комитета, получает от них соответствующие организационно-методические указания.
5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному главой Чернышковского городского поселения.
5.3. Заседания ЭК проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раза в год. Все заседания протоколируются. Ежегодно один экземпляр протокола заседания ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения передается в архивный отдел администрации Чернышковского муниципального района, для последующего предоставления в ЭПТМК Комитета.
5.4. Право решающего голоса имеет только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.
5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на секретаря комиссии.